Procedura zgłoszeń wewnętrznych w Miejskim Zarządzie Lokali Komunalnych w Opolu

§ 1

Wstęp

  1. Na podstawie art. 25 ust. 1 i ust. 2 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U z 2024 r. poz. 928) ustala się w Miejskim Zarządzie Lokali Komunalnych w Opolu (dalej: MZLK) Procedurę zgłoszeń wewnętrznych, która określa zasady zgłaszania naruszeń prawa, podejmowania działań następczych oraz ochrony osób dokonujących zgłoszeń naruszenia prawa (sygnalistów).
  2. Przyjmowanie zgłoszeń naruszeń prawa jest elementem prawidłowego i bezpiecznego zarządzania w MZLK i służy zwiększeniu efektywności wykrywania nieprawidłowości
    i podejmowania działań w celu ich eliminowania i ograniczania ryzyka na wszystkich poziomach organizacyjnych.
  3. Procedura zgłoszeń wewnętrznych ustalona została po konsultacji ze Związkami Zawodowymi Pracowników Samorządowych Urzędu Miasta Opola.
  4. Każda z osób świadczących pracę w MZLK zobowiązana jest do zapoznania się z treścią Procedury zgłoszeń wewnętrznych oraz do jej przestrzegania.

§ 2

Definicje

Ilekroć w Procedurze zgłoszeń wewnętrznych jest mowa o:

  1. Procedurze – rozumie się przez to Procedurę zgłoszeń wewnętrznych dotyczącą przyjmowania zgłoszeń naruszeń prawa oraz podejmowania działań następczych.
  2. Pracodawcy – rozumie się przez to Miejski Zarząd Lokali Komunalnych w Opolu.
  3. Osoba odpowiedzialna za przyjmowanie zgłoszeń – rozumie się przez to osobę odpowiedzialną za przyjmowanie zgłoszeń i podejmowanie działań następczych, w tym prowadzenie postępowania wyjaśniającego dotyczącego zgłoszenia.
  4. Sygnaliście – rozumie się przez to osobę fizyczną, która dokonuje zgłoszenia (wewnętrznego, zewnętrznego lub ujawnienia publicznego) o naruszeniu prawa w kontekście związanym z pracą, niezależnie od zajmowanego stanowiska, formy zatrudnienia czy współpracy, przedsiębiorcę, prokurenta, akcjonariusza lub wspólnika, członka organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej, osobę świadczącą pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej, stażysty, wolontariusza, praktykanta.
  5. Zgłoszeniu – rozumie się przez to ustne lub pisemne przekazanie Pracodawcy informacji o naruszeniu prawa.
  6. Osobie, której dotyczy zgłoszenie – rozumie się przez to osobę fizyczną, osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, wskazaną w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym jako osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, lub jako osoba, z którą osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, jest powiązana.
  7. Działaniu następczym – rozumie się przez to działanie podjęte w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia, w tym postępowanie wyjaśniające.
  8. Kanale zgłaszania – rozumie się przez to techniczne i organizacyjne rozwiązania umożliwiające dokonywanie zgłoszenia.
  9. Działaniu odwetowym – rozumie się przez to bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane zgłoszeniem lub ujawnieniem publicznym i które narusza lub może naruszyć prawa Sygnalisty lub wyrządza lub może wyrządzić nieuzasadnioną szkodę Sygnaliście, w tym bezpodstawne inicjowanie postępowań przeciwko Sygnaliście.

§ 3

Dokonywanie zgłoszeń

  1. Osobą odpowiedzialną za przyjmowanie zgłoszeń oraz sprawującą całościowy nadzór nad przyjmowaniem zgłoszeń i podejmowaniem działań następczych jest Iwona Ziaja zatrudniona na stanowisku: Kierownik Referatu Czynszów i Windykacji MZLK w Opolu.
  2. Osoba ta działa w sposób bezstronny, niezależny, na podstawie upoważnienia
    do przyjmowania zgłoszeń oraz podejmowania działań następczych.
  3. Osoba, co do której z treści zgłoszenia wynika, że może być w jakikolwiek sposób zaangażowana w działanie lub zaniechanie stanowiące przedmiot zgłoszenia, nie może analizować takiego zgłoszenia.
  4. Sygnalista może dokonywać zgłoszenia za pośrednictwem następujących kanałów:
    a) na adres do korespondencji: Miejski Zarząd Lokali Komunalnych w Opolu
    ul. Płk. Witolda Pileckiego 1 , 45-331 Opole z dopiskiem ZGŁOSZENIE WEWNĘTRZNE.
    b) poprzez e-mail na adres sygnalista@mzlk.opole.pl, tytuł maila ZGŁOSZENIE WEWNĘTRZNE.
    c) ustnie podczas bezpośredniego spotkania, zorganizowanego w terminie 14 dni
    od otrzymania wniosku o taką formę zgłoszenia.
  5. Zgłoszenie ustne będzie dokumentowane w formie protokołu rozmowy, odtwarzającego jej dokładny przebieg. Sygnalista może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia protokołu rozmowy przed jego podpisaniem.
  6. Zgłoszenie powinno zawierać przejrzyste i pełne wyjaśnienie przedmiotu zgłoszenia, w tym co najmniej:
    a) datę oraz miejsce zaistnienia naruszenia prawa lub datę i miejsce pozyskania informacji o naruszeniu prawa;
    b) opis konkretnej sytuacji lub okoliczności stwarzających możliwość wystąpienia naruszenia prawa;
    c) wskazanie osoby, której dotyczy zgłoszenie;
    d) wskazanie ewentualnej osoby pokrzywdzonej;
    e) wskazanie ewentualnych świadków naruszenia prawa;
    f) wskazanie wszystkich dowodów i informacji, jakimi dysponuje sygnalista, które mogą okazać się pomocne w procesie rozpatrywania zgłoszenia;
    g) wskazanie preferowanego sposobu kontaktu zwrotnego.
  7. Zgłoszenie może być dokonane wyłącznie w dobrej wierze. Zakazuje się świadomego składania nieprawdziwych zgłoszeń. Zgodnie z treścią ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r.
    o ochronie sygnalistów (Dz.U z 2024 r. poz. 928), osoba dokonująca zgłoszenia nieprawdziwych informacji podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.
  8. W przypadku ustalenia w wyniku analizy zgłoszenia albo w toku postępowania wyjaśniającego, iż w zgłoszeniu świadomie podano nieprawdę lub zatajono prawdę, Sygnalista może zostać pociągnięty do odpowiedzialności porządkowej określonej
    w przepisach Kodeksu Pracy. Zachowanie takie może być również zakwalifikowane jako ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych i jako takie skutkować rozwiązaniem umowy o pracę bez zachowania okresu wypowiedzenia. W stosunku do świadczącego pracę, usługi lub dostarczającego towary na podstawie umowy cywilnoprawnej, dokonanie nieprawdziwego zgłoszenia skutkować może rozwiązaniem umowy i zakończeniem współpracy. Osoba, która dokonała zgłoszenia, w którym świadomie podano nieprawdę lub zatajono prawdę nie korzysta z ochrony przewidzianej dla Sygnalistów.
  9. Sygnalista nie może przekazać zgłoszenia anonimowo.

§ 4

Naruszenia prawa, które podlegają zgłoszeniu

  1. Naruszeniem prawa jest działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa.
  2. Informacje zgłaszane przez Sygnalistę dotyczą:
    a) korupcji;
    b) zamówień publicznych;
    c) usług, produktów i rynków finansowych;
    d) zapobiegania prania pieniędzy i finansowania terroryzmu;
    e) bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
    f) bezpieczeństwa transportu;
    g) ochrony środowiska;
    h) ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
    i) bezpieczeństwa żywności i pasz;
    j) zdrowia i dobrostanu zwierząt;
    k) zdrowia publicznego;
    l) ochrony konsumentów;
    m) ochrony prywatności i danych osobowych;
    n) bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
    o) interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczpospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
    p) rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji
    i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
    q) konstytucyjnych wolności oraz praw człowieka i obywatela występujących w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i nie związanych z dziedzinami wskazanymi powyżej.
  3. Zgłoszenie może dotyczyć uzasadnionego podejrzenia dotyczącego zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie u Pracodawcy.

§ 5

Analiza zgłoszenia, postępowanie wyjaśniające

  1. Dostęp do kanałów zgłaszania posiada Osoba odpowiedzialna za przyjmowanie zgłoszeń i podejmowanie działań następczych.
  2. Po otrzymaniu zgłoszenia, Osoba odpowiedzialna za przyjmowanie zgłoszeń podejmuje działania w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu, włączając w to weryfikację zgłoszenia i dalszą komunikację z Sygnalistą, w tym, o ile będzie to uzasadnione występowanie o dodatkowe informacje dotyczące zgłoszenia i przekazywanie informacji zwrotnej dotyczącej zgłoszenia.
  3. Sygnalista otrzymuje w terminie 7 dni od dnia otrzymania zgłoszenia potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia, chyba że nie wskazał on adresu do kontaktu, na który należy takie potwierdzenie przekazać. W przypadku zgłoszenia ustnego, Sygnalista otrzymuje potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia podczas spotkania, na którym dokonuje zgłoszenia.
  4. Osoba odpowiedzialna za przyjmowanie zgłoszeń może podjąć decyzję o odstąpieniu od przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego, w sytuacji, gdy z treści zgłoszenia wynika, iż jest ono bezspornie nieprawdziwe lub niemożliwe jest uzyskanie informacji niezbędnych do prowadzenia postępowania wyjaśniającego.
  5. Zgłoszenie, które pozwala na przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego podlega niezwłocznemu procedowaniu.
  6. Osoba odpowiedzialna za przyjmowanie zgłoszeń może zaangażować, o ile uzna to za zasadne, przedstawicieli komórek organizacyjnych Pracodawcy lub niezależnych konsultantów do udziału w postępowaniu wyjaśniającym.
  7. Osoba odpowiedzialna za przyjmowanie zgłoszeń rozpoznaje zgłoszenie, podejmuje działania następcze, przekazuje informacje zwrotne bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie 3 miesięcy od potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia lub w przypadku nieprzekazania potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia w terminie 3 miesięcy od upływu 7 dni od dokonania zgłoszenia.
  8. Po przeprowadzeniu postępowania wyjaśniającego Osoba odpowiedzialna za przyjmowanie zgłoszeń ocenia zasadność zgłoszenia. W przypadku zgłoszenia zasadnego, Osoba odpowiedzialna za przyjmowanie zgłoszeń wydaje rekomendacje o stosownych działaniach naprawczych lub dyscyplinujących w stosunku do osoby, która dokonała naruszenia prawa oraz rekomendacje, których celem jest wyeliminowanie i zapobieganie tożsamym lub podobnym naruszeniom co opisane w zgłoszeniu, w przyszłości.
  9. W przypadku negatywnej weryfikacji zgłoszenia, Osoba odpowiedzialna za przyjmowanie zgłoszeń przekazuje niezwłocznie Sygnaliście oraz osobie, której zgłoszenie dotyczy informacje o dokonanym zgłoszeniu oraz wynikach przeprowadzonej weryfikacji.

§ 6

Zakaz działań odwetowych

  1. Zakazane jest podejmowanie działań odwetowych, próby ich stosowania lub groźby zastosowania takich działań wobec Sygnalisty, który dokonał zgłoszenia, a także ujawnienia publicznego – zgodnie z ustawą z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów
    (Dz.U z 2024 r. poz. 928).
  2. Zakazane jest podejmowanie działań odwetowych w stosunku do osoby, która pomogła Sygnaliście w dokonaniu zgłoszenia oraz w stosunku do osoby, która jest z Sygnalistą powiązana.
  3. Podejmowanie jakichkolwiek działań o charakterze represyjnym, dyskryminacyjnym lub innego rodzaju niesprawiedliwe traktowanie wobec Sygnalisty, będzie traktowane jako naruszenie Procedury i może skutkować odpowiedzialnością porządkową lub rozwiązaniem umowy, która łączy Pracodawcę z osobę podejmującą działania odwetowe.
  4. Niedopuszczalnym w stosunku do Sygnalisty jest w szczególności:
    a) odmowa nawiązania stosunku pracy;
    b) wypowiedzenie lub rozwiązanie bez wypowiedzenia stosunku pracy;
    c) niezawarcie umowy o pracę na czas określony lub umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny;
    d) niezawarcie kolejnej umowy o pracę na czas określony lub niezawarcie umowy o pracę na czas nieokreślony, po rozwiązaniu umowy o pracę na czas określony – w sytuacji gdy pracownik miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim zawarta taka umowa;
    e) obniżenie wynagrodzenia za pracę;
    f) wstrzymanie awansu albo pominięcie przy awansowaniu;
    g) pominięcie przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych
    z pracą lub obniżenie wartości tych świadczeń;
    h) przeniesienie pracownika na niższe stanowisko pracy;
    i) zawieszenie w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych;
    j) przekazanie innemu pracownikowi dotychczasowych obowiązków pracowniczych;
    k) niekorzystna zmiana miejsca wykonywania pracy lub rozkładu czasu pracy;
    l) negatywna ocena wyników pracy lub negatywna opinia o pracy;
    m) nałożenie lub zastosowanie środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej, lub środka
    o podobnym charakterze;
    n) przymus, zastraszanie lub wykluczenie;
    o) mobbing;
    p) dyskryminacja;
    q) niekorzystne lub niesprawiedliwe traktowanie;
    r) wstrzymanie udziału lub pominięcie przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe;
    s) nieuzasadnione skierowanie na badanie lekarskie, w tym badania psychiatryczne,
    o ile przepisy odrębne przewidują możliwość skierowania pracownika na takie badania;
    t) działanie zmierzające do utrudnienia znalezienia w przyszłości zatrudnienia w danym sektorze lub branży na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia sektorowego lub branżowego;
    u) spowodowanie straty finansowej, w tym gospodarczej lub utraty dochodu;
    v) wyrządzenie innej szkody niematerialnej, w tym naruszenia dóbr osobistych,
    w szczególności dobrego imienia zgłaszającego.
  5. Za działania odwetowe z powodu dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego uważa się także groźbę lub próbę zastosowania środka określonego w ust. 3 powyżej.
    Na Pracodawcy spoczywa ciężar dowodu, że podjęte działanie nie jest działaniem odwetowym.
  6. Sygnalista dokonujący zgłoszenia w złej wierze (tzn. dokonujący zgłoszenia wiedząc, że do naruszenia prawa nie doszło), nie podlega ochronie przewidzianej w Procedurze oraz
    w ustawie z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U z 2024 r. poz. 928).
  7. Osoba, która poniosła szkodę z powodu zgłoszenia w tzw. złej wierze, ma prawo żądać od Sygnalisty, który dokonał takiego zgłoszenia odszkodowania lub zadośćuczynienia za naruszenie dóbr osobistych.

§ 7

Dane osobowe

  1. Dane osobowe Sygnalisty pozwalające na ustalenie jego tożsamości nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom, chyba że Sygnalista wyrazi zgodę na ich ujawnienie.
  2. Zachowanie poufności ma na celu zagwarantowanie poczucia bezpieczeństwa Sygnaliście oraz minimalizację ryzyka wystąpienia działań odwetowych lub represyjnych. Sygnalista, który dokonał zgłoszenia, a którego dane osobowe zostały w sposób nieuprawniony ujawnione, powinien niezwłocznie o zaistniałej sytuacji powiadomić Osobę odpowiedzialną za przyjmowanie zgłoszeń. Osoba odpowiedzialna za przyjmowanie zgłoszeń zobowiązana jest podjąć działania mające na celu ochronę Sygnalisty.
  3. Tożsamość Sygnalisty, jak również wszystkie informacje umożliwiające jego identyfikację, nie będą ujawniane podmiotom, których dotyczy zgłoszenie, osobom trzecim ani innym pracownikom i współpracownikom podmiotu. Tożsamość Sygnalisty, jak również inne informacje umożliwiające jego identyfikację mogą zostać ujawnione jedynie wtedy, gdy takie ujawnienie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z powszechnie obowiązujących przepisów prawa w kontekście prowadzonych przez organy publiczne lub sądy odpowiednio postępowań wyjaśniających lub postępowań przygotowawczych lub postępowań sądowych. Tożsamość podmiotów, których dotyczy zgłoszenie, podlega wymogom zachowania poufności w analogicznym zakresie, co tożsamość Sygnalisty.
  4. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpoznania zgłoszenia, nie są zbierane.

§ 8

Rejestr zgłoszeń

  1. Każde zgłoszenie podlega zarejestrowaniu w Rejestrze Zgłoszeń, niezależnie od przebiegu działań następczych.
  2. Za prowadzenie Rejestru Zgłoszeń odpowiada Osoba odpowiedzialna za przyjmowanie zgłoszeń.
  3. Rejestr Zgłoszeń zawiera co najmniej:
    a) numer zgłoszenia;
    b) przedmiot naruszenia prawa;
    c) dane osobowe Sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób;
    d) adres do kontaktu Sygnalisty;
    e) datę dokonania zgłoszenia wewnętrznego;
    f) informację o podjętych działaniach następczych;
    g) datę zakończenia sprawy.
  4. Rejestr Zgłoszeń prowadzony jest z zachowaniem zasad poufności. Dane osobowe oraz dokumenty związane ze zgłoszeniem przechowywane są przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działanie następcze lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami lub po przekazaniu zgłoszenia do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych.

§ 9

Postanowienia końcowe

  1. Za adekwatność i skuteczność funkcjonowania Procedury odpowiada Iwona Ziaja – osoba zatrudniona na stanowisku Kierownik Referatu Czynszów i Windykacji.
  2. Ocena adekwatności i skuteczności Procedury dokonywana jest nie rzadziej niż raz na rok przez Iwonę Ziaja – osobę zatrudnioną na stanowisku Kierownik Referatu Czynszów
    i Windykacji.
  3. Kierownicy referatów MZLK odpowiedzialni są za zapoznanie wszystkich podległych sobie pracowników z postanowieniami Procedury.
  4. Iwona Ziaja – osoba zatrudniona na stanowisku Kierownik Referatu Czynszów i Windykacji odpowiedzialna jest za wstępne i regularne szkolenia z zakresu objętego Procedurą.
  5. Procedura wchodzi w życie z dniem ………………………….
  6. Procedura zostanie opublikowana na stronie internetowej Pracodawcy pod adresem – www.mzlk.opole.pl
  7. Załącznikiem nr 1 do niniejszej Procedury jest Rejestr Zgłoszeń Wewnętrznych.